Planering


Varför ska man ha en IT-plan?

IT-planen ligger i hjärtat av att fastställa företagets IT-strategi, uppmuntra till förbättring samt öka ditt företags IT-förmåga. Men det tar tid att bygga upp ditt företags IT-förmåga. För att uppnå denna förmåga kan man likna det hela med att bygga ett hus: en stark grund, och en ritning över varje rum och hur de samverkar är nödvändig för att inte hela bygget ska hamna i en stor hög med brädor.

En IT-plan hjälper dig att:

  • Använd tekniken för att leverera effektivt och hitta nya vägar
  • Köpa rätt. Att köpa datorer, program, system med mera kan vara komplicerat. Utan en plan slutar det ofta med att felinvesteringar och högre kostnader. Det finns ingen ersättning för att tänka igenom dina mål och undersöka möjliga lösningar
  • Spara pengar. Ni behöver förmodligen inte det flottaste systemet på marknaden. Planering möjliggör bättre utnyttjande av inköp
  • Undvika kriser. Dålig teknik beslut ge problem i år. Ett felaktigt system kan skicka din stressnivå genom taket och få dig att förlora viktiga data och funktioner.
  • Säkerhet. Förlorad information tar tid och resurser för att ersätta, planera i förväg för hur detta ska hanteras och vilken omfattning som det är mest effektivt för er
  • Använda personal tid mer effektivt. Hur många timmar avsätter dina medarbetare på att hantera tekniska problem? En plan för IT kommer att hjälpa dig effektivisera medarbetarnas användning av teknik och system
  • Skydda dig från personalomsättning. Om den person som känner din teknik lämnar, vad kommer ni göra? En plan för teknik kan spara genom att tillhandahålla dokumentation av befintliga system samt framtida planer.
  • Finansiering. Att kunna visa på planering och struktur brukar ge större förtroende hos eventuella finansiärer
Share

Kännetecken för en IT-kunnig organisation?

Hur bra utnyttjar din organisation digital teknik och kommunikation? Använder ni tekniken väl, har ni rätt maskinvara, programvara, kunskaper och färdigheter för att utöka era organisatoriska visioner, mål och leverans? Använder ni teknik för att förbättra er leverans, minska byråkratin, överföra kunskap, öka ert nätverk av partners och ge bättre stöd till era kunder.

Listan nedan ger dig något att sträva efter – inte allt här är möjligt eller ens önskvärt för varje IT-kunnig organisation – men det är viktigt att hitta de som ger er organisation en positiv utveckling och minimerar riskerna.

  1. få ut mesta möjliga av dina IT-investeringar genom att ha:
    • skriftlig information till dina medarbetare
    • en plan som ligger i linje med era strategiska mål och prioriteringar
    • säkerställ att det i styrelsen finns en (minst) person som förstår och leder diskussion om teknik
    • dokumentera investeringar
    • en lista över alla IT-tillgångar och de licenser som ni använder
    • en oberoende, neutral och pålitlig källa för rådgivning
    • en engagerad person som är ansvarig för det IT-frågor
    • en transparent, användbara IT-politik som all personal kan samtycka till
  2. gör det lätt för personalen att samarbeta och arbeta proaktivt:
    • all personal ska ha tillgång till en dator när de behöver en och att de är snabb nog för personalen ska kunna göra sitt jobb
    • problem med teknik ska hanteras snabbt och inte stoppa människor som gör sitt jobb mer än nödvändigt
    • personal kan hitta och enkelt att dela information
    • mer än en anställd kan arbeta på ett dokument på samma gång
    • kontaktuppgifter lagras på ett ställe och alla som behöver kan läsa och uppdatera dem
  3. gör det enkelt för klienter, finansiärer, anställda, volontärer och givare att hitta dig genom att ha:
    • en webbplats
    • uppdatera er hemsida regelbundet
    • mät antal besök och var de kommer ifrån
    • sociala medier konton som används regelbundet för att tala kommunicera med kunder, leverantörer och partners
    • ett inspirationsbrev som skickas regelbundet till en stor intressebas
  4. maximera produktivitet genom:
    • att se till att all personal är bekväma med datorer och system
    • uppmuntra personal att omfamna det och hitta nya sätt att använda det
    • utbilda
  5. säkerställ att ni kan arbeta vid olika störningar:
    • att ha ett sätt att hålla personalen produktiv när datorer ska bytas
    • säkerhetskopiera viktiga data regelbundet och hur det ska förvaras säkert
    • säkerställ störningsfri funktion hos viktig IT-utrustning
    • hur mjukvara och anti-virus skydd löpande ska uppdateras
    • planera för nödåtgärder
    • testa löpande att planerade åtgärder fungerar

Inlägg: föreefter

Share